会議後のタスク表の担当者と期限には、メモからの引用が必要
AIに会議メモを整理させるときは、担当者と期限のすべてに元の文を付けさせます。メモで決まっていない部分は、表でも未確定のままにします。
会議のあと、メモを開くとこんな2行がありました。
- ランディングページは金曜までに完成させる。Minhは文面の作成を手伝える可能性があると話したが、スケジュールの確認が必要。
- 広告：予算3,000万ドンの提案があった。Quangが経理に確認する。AIに「要約して、担当を割り振って」と頼むと、返ってくる表に「ランディングページ — Minh — 金曜」や「広告予算：3,000万ドン」といった行が入りがちです。どちらも自然に読めますが、実際にはまだ誰も決めていません。Minhは「手伝える可能性がある」と言っただけで、3,000万ドンは提案にすぎません。この表をそのまま送れば、引き受けていない人に仕事を振り、承認されていない金額を伝えてしまうことになります。
安全な使い方は、AIに「整理」させても「決定」はさせないことです。AIの役割はメモにある情報を分けて整えるところまでで、誰がいつまでに何をするかは、会議に出た人が確認して決めます。この記事は、会議後のフォローアップを送る必要がある事務職、プロジェクト担当者、チームリーダーに向けたものです。初回は15分ほどと、文章を読めるAIアシスタントがあれば進められます。プロンプトは特定の製品に依存しません。料金、利用回数の上限、データの保存方針は、お使いのプランによって異なります。
（記事中のメモ、人名、会社名は説明のために作った例です。結果の表は編集者がプロンプトに沿って作成したもので、特定のチャットボットで実行したものではありません。）
空欄はAIに埋めさせず、「記載なし」と書かせる
きちんとしたタスクには、「何を」「誰が」「いつまでに」の3つが必要です。ところが実際のメモに3つすべてがそろっていることはまれなので、表には空白を書く場所が要ります。AIには次の3つの記録方法を渡します。
- 確定： 元の文が、決定であること、または誰かが引き受けたことをはっきり示している。
- 未確定： 提案、可能性、名前の言及はあるが、約束とみなすには足りない。
- ノートに記載なし： そのまま「記載なし」と書き、推測で埋めない。
OpenAIのプロンプトエンジニアリングのガイドは、指示・例・文脈をプロンプト内で分けて書くこと、そして関連する情報を与えて、回答が選んだ情報源に沿うようにすることを勧めています。議事録の場合、文脈にあたるのは元のメモです。そのため、AIが返す各行には、メモからの一字一句そのままの引用を付けさせます。引用できない行は、表に載せません。
すぐに使えるプロンプトです。末尾に自分のメモを貼ってください。
あなたは議事録を構造化する担当者です。<メモ>の中にある内容だけを使い、外部知識や推測は使わないでください。
次の3つのセクションを作成してください。
1. 決定事項
2. やるべきこと
3. 未解決の質問
やるべきことごとに、次の列を作成してください。
- タスク
- 担当者
- 期限
- 状態
- メモ内の根拠
ルール：
- メモに決定や約束がはっきり書かれている場合だけ「確定」にする。
- 「可能性」「提案」「予定」といった語や、疑問文は、述べられた内容が決定や約束であることを意味しない。
- 「[名前]が〜を確認する」とはっきり書かれた文だけが、「確認作業」を引き受けたことの根拠になる。確認の結果、数字、確認対象の案は「未確定」のままにする。
- 担当者または期限がなければ、「ノートに記載なし」とそのまま書く。
- 役職や発言者を理由に、担当を勝手に割り当てない。
- 根拠は、メモから一字一句そのまま引用した文または語句にする。
- 表のあとに、足りない部分を確定するためにチームへ送り返す短い質問を、最大5つ書く。
<メモ>
[ここにメモを貼る]
</メモ>貼る前に、会議に出ていない人が知る必要のない情報は削除してください。顧客名、電話番号、未発表の価格、人事の話、社内リンクなどです。組織が許可しているツールとアカウントを使い、方針がはっきりしない場合は、実名を[顧客A]や[社員1]のような役割名に置き換えます。NISTは、生成AIのリスクとして、confabulation（もっともらしい口調で述べられる誤った内容）と機密データの漏えいの両方を挙げており、会議メモはどちらにも関わります。元のメモは必ず残してください。AIの要約しか手元にないと、照合する相手がなくなります。
架空の会議全体で試す
9月10日のプロジェクト「Mây（雲）」会議の、メモ全文です。
プロジェクト「Mây」会議 — 9月10日
- 登録フォームは4項目のまま維持することで全員が合意。Huyがデザインを更新する。
- ランディングページは金曜までに完成させる。Minhは文面の作成を手伝える可能性があると話したが、スケジュールの確認が必要。
- 広告：予算3,000万ドンの提案があった。Quangが経理に確認する。
- 顧客Aが来週デモを見たいと希望。Thuが水曜の午後を提案したが、顧客は未確認。
- Lanが、リリース前にモバイル版を誰が確認するのかと質問。回答はまだない。よい結果とは、すべてのセルがきれいに埋まった表ではありません。メモの確かさをそのまま映していることです。決定事項は1行だけで、「登録フォームは4項目のまま維持する」に、元の文「登録フォームは4項目のまま維持することで全員が合意。」が付きます。やるべきことは、次のようになります。
| タスク | 担当者 | 期限 | 状態 | 根拠 |
|---|---|---|---|---|
| 4項目フォームに合わせてデザインを更新 | Huy | ノートに記載なし | 確定 | 「Huyがデザインを更新する。」 |
| ランディングページの完成 | ノートに記載なし | 金曜まで | 担当者未確定 | 「ランディングページは金曜までに完成させる。」 |
| 広告予算を経理に確認 | Quang | ノートに記載なし | 確認作業のみ確定 | 「Quangが経理に確認する。」 |
表に入っていないものに注目してください。Minhはランディングページの担当になっていません。「手伝える可能性がある」と「スケジュールの確認が必要」という組み合わせは、可能性にとどまるからです。3,000万ドンはまだ承認された予算ではなく、水曜の午後もまだデモの日程ではありません。これらは未解決の質問に入れて、チームに送り返します。誰がランディングページを担当するのか、Minhは文面を引き受けるのか、承認された予算はいくらか、顧客はデモの時間を決めたのか、モバイル版は誰が確認するのか、の5点です。
それでもAIが余計に埋めたとき
プロンプトを「会議を要約して、各自に仕事を割り振って」に変えて、上の表と比べてみてください。新しい表で、Minhがランディングページの担当になっていたり、3,000万ドンが予算になっていたり、水曜がデモの日になっていたりすれば、見つけるべき種類の誤りがそのまま出ているということです。最初からやり直す必要はなく、次の依頼を続けて送れば足ります。
作成した表の各行をもう一度確認してください。担当者、期限、決定のそれぞれについて、メモから一字一句そのままの根拠を引用してください。直接の根拠がなければ、その値を「ノートに記載なし」に置き換えるか、その項目を「未解決の質問」に移してください。役割、文脈、予定の発言からの推測は使わないでください。そのうえで、元のメモの中から、誤解を招きやすい3つの語句を自分で探します。可能性、提案、確認です。「確認」は2つに分けて考えます。確認しに行く作業は引き受けられていても、確認される中身は決まっていない、ということがあるからです。
送信ボタンを押す前に
表は文章としてではなく、列ごとに読みます。名前には、その人が引き受けたと書かれた元の文が必要です。ある問題について話した人が、必ずしも責任者とは限らないからです。「来週」や「早めに」は、勝手に具体的な日付へ書き換えず、そのまま残します。メモの検索機能で、引用が実在することを確かめます。最後にもう一度読み、機密データが残っていないかを見ます。
送るときは、期限付きの確認依頼を添えます。たとえば「担当者と期限の部分を、本日15:00までに確認してください。未確定のセルは空欄にしてあります」といった一文です。返信した人は、個別のチャットで直すだけでなく、元の議事録に反映します。
会議に法務、人事、財務に関わる決定や、機密性の高い顧客データがあった場合、AIが作ったものはあくまで下書きです。最終的には、組織の手順に従って責任者が承認します。タスクが2〜3件しかないメモなら、データを整えてプロンプトを書くより、手で書くほうが早いこともあります。この手順でAIの誤りがなくなるわけではありません。ただ、誰も引き受けていない仕事がチーム全員に届く前に、誤りが「根拠のない1行」として表に出てきます。
参考資料
- OpenAI API Docs — Prompt engineering — 指示、例、文脈を分けて書く方法と、関連する情報源に沿った回答にする方法。
- NIST AI 600-1 — Generative AI Profile — confabulationと機密データのリスク、および出力を検証するための推奨事項。2024年7月公開。